Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni — Novatek Analitik Sistemler A.Ş.

İş başvurusu yapan adaylar için ayrı metin: Çalışan Adayı Aydınlatma Metni.

Madde 1 — Veri sorumlusu

Novatek Analitik Sistemler A.Ş.
Adres: İcadiye Mah. Nevcihan Sk. No: 8/1, 34674 Kuzguncuk – Üsküdar / İstanbul
Mersis No: 0632106858100001 · Telefon: +90 (212) 224 25 26 · E-posta: info@novatekanalitik.com

Madde 2 — İşlediğimiz kişisel veriler

Kimlik ve iletişim bilgileri: ad-soyad, çalıştığınız kurum veya firma, telefon, e-posta, şehir; sipariş verdiğinizde teslimat ve fatura adresi.
Talep bilgileri: formlara ve Nova sohbet asistanına yazdığınız talep ve açıklamalar; ürün ve adet bilgisi; teknik servis talebinde cihazın marka, model ve seri numarası; sizinle planlanan görüşmelerin tarihi, saati, katılımcıları ve gündemi.
Gönderdiğiniz dosyalar: cihaz fotoğrafları, laboratuvar planı veya çizimleri.
Sipariş, fatura ve ödeme bilgileri: sipariş verdiğinizde.
Yazışmalar: bizimle e-posta ve WhatsApp üzerinden yaptığınız yazışmalar.
Güvenlik kayıtları: sitemizin güvenliği için tutulan sunucu erişim kayıtları. Bu kayıtlardan, IP adresiniz kullanılmadan ve kimliğinizle ilişkilendirilmeden, sayfaların kaç kez görüntülendiği gibi toplu sayılar çıkarılır ve siteyi geliştirmek için kullanılır; kayıtlar 30 gün sonra silinir.

Sitemizdeki arama kutusuna yazılan terimler ve laboratuvar kurgulayıcının kullanım adımları; adınız, çerez ya da IP adresinizle ilişkilendirilmeden, siteyi geliştirmek için anonim olarak kaydedilir ve 13 ay sonra silinir. Bu kayıt sizi tanımlamaz. Çerezler hakkında bilgi Çerez Politikası sayfamızdadır.

Madde 3 — Verilerin toplanma yöntemi

Kişisel verileriniz; sitemizdeki formlar ve Nova sohbet asistanı aracılığıyla elektronik ortamda otomatik yolla, e-posta, telefon ve WhatsApp yazışmalarıyla, sipariş ve sözleşme süreçlerinde sizin bize ilettiğiniz bilgilerden toplanır. Sizinle görüşme planladığımızda, görüşme bilgileri ekibimiz tarafından kayda alınır.

Madde 4 — İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Teklif talebinize dönüş yapmak ve teklif hazırlamak — Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-c (Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması)
Teknik servis talebinizi karşılamak: cihazın tespiti, servis planlaması ve servis hizmeti — Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-c (Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması)
Laboratuvar mobilyası ve laboratuvar kurulum projelerinde, gönderdiğiniz plan ve çizimlere göre proje ve teklif hazırlamak — Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-c (Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması)
Sizinle yüz yüze ya da çevrim içi görüşme planlamak, davet göndermek ve görüşmenin kaydını tutmak — Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-c (Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması)
Sipariş, teslimat, faturalandırma ve ödeme işlemleri — Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-c (Sözleşmenin ifası)
Fatura ve ticari yazışmaların kanuni süre boyunca saklanması (Türk Ticaret Kanunu md. 82, Vergi Usul Kanunu md. 253) — Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-ç (Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü)
Aynı müşteriye aile grubu şirketlerimizden tutarlı hizmet verebilmek için ortak müşteri kaydı tutmak — Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-f (Veri sorumlusunun meşru menfaati)
Sitemizin ve bilgi sistemlerimizin güvenliğini sağlamak — Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-f (Veri sorumlusunun meşru menfaati)
Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının kanuna dayalı taleplerini karşılamak — Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-ç (Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü)

Verileriniz bu amaçlar dışında kullanılmaz.

Madde 5 — Verilerin aktarıldığı kişiler ve aktarım amacı

Aile grubu şirketlerimiz: Novatek ile aynı aile grubunda yer alan şirketler; bunlar arasında Protek Analitik ve Endüstriyel Sistemler Ltd. Şti. de vardır. Müşteri kaydımız grup içinde ortak tutulur. Talebiniz, ilgili ürün ya da hizmeti sağlayan grup şirketi tarafından da görülebilir. Amaç, talebinizin doğru şirket tarafından karşılanması ve size tutarlı hizmet verilmesidir.
Hizmet sağlayıcılarımız (verileri yalnız bizim adımıza ve talimatımızla işlerler):
- Sunucu barındırma: Hetzner. Sunucularımız Almanya’dadır.
- Kurumsal e-posta, takvim ve görüntülü görüşme: Google (Gmail, Google Takvim, Google Meet). Görüşme daveti size Google Takvim üzerinden gönderilir.
- Yapay zekâ hizmeti: Anthropic (ABD). Nova sohbet asistanına yazdığınız metin ile bize gönderdiğiniz e-posta ve mesajlar; yanıt hazırlamak, talebinizi doğru birime yönlendirmek ve istendiğinde çevirmek için bu hizmete iletilir.
- WhatsApp: bize WhatsApp ile yazdığınızda mesajlarınız Meta’nın WhatsApp hizmeti üzerinden iletilir.
Teslimat, ödeme ve fatura: kargo ve lojistik firmaları, ödeme kuruluşları ve bankalar, e-fatura hizmet sağlayıcısı; yalnız siparişinizin teslimi, ödemesi ve faturası için.
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: kanuna dayalı talepleri olduğunda, talep edilen ölçüde.

Almanya ve ABD’deki hizmet sağlayıcılarımıza aktarım, yukarıdaki hizmetlerin sunulması için gerekli olan ölçüde yapılır.

Madde 6 — Saklama süresi

Talep, teklif, sipariş, fatura ve yazışma kayıtları, kaydın oluştuğu takvim yılının sonundan başlayarak 10 yıl saklanır. Bu süre, Türk Ticaret Kanunu md. 82’nin ticari yazışmalar için öngördüğü saklama süresidir. Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Anonim arama ve kullanım kayıtları 13 ay sonra silinir (Madde 2).

Sunucu erişim kayıtları 30 gün sonra silinir (Madde 2).

Madde 7 — Haklarınız (KVKK md. 11)

Bize başvurarak:

kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
KVKK md. 7’deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
işlenen verilerin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğradıysanız zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Madde 8 — Başvuru

Haklarınızı kullanmak için başvurunuzu yazılı olarak Madde 1’deki adrese gönderebilir ya da info@novatekanalitik.com adresine e-postayla iletebilirsiniz. Kimliğinizi doğrulayabilmemiz için başvurunuzda adınızı-soyadınızı ve bize daha önce bildirdiğiniz iletişim bilgisini belirtin.

Başvurunuzu en geç 30 gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırırız. İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği tarifedeki ücret alınabilir (KVKK md. 13).

Silme talebiniz yerine getirildiğinde, verilerin aktarıldığı grup şirketleri ve hizmet sağlayıcılar da bilgilendirilir. Kanunen saklamak zorunda olduğumuz kayıtlar (örneğin fatura ve ticari yazışmalar) saklama süresi dolmadan silinemez; bu durumda gerekçesini size yazılı olarak bildiririz.